Переход из офлайна в онлайн. Шаг четвертый

Самая большая ошибка руководителя: ставить задачи устно. Самая большая ошибка сотрудника: устно отчитываться.

Все задачи должны быть зафиксированы, как, собственно, и должностные обязанности. Я видела только одну компанию, в которой к должностным инструкциям подходили со всей ответственностью.  Как правило, у "кадровиков" хранятся никчемные шаблоны, скачанные из интернета. И руководитель очень часто слышит сакраментальную фразу: "Это не входит в мои должностные обязанности".

На удаленке эта проблема может усугубиться. Поэтому каждый сотрудник на удаленке должен иметь четкие инструкции что, как и в какой последовательности он должен делать, какие инструменты при этом использовать, как отчитываться и как получить результат.

Да-да, это нужно сделать! Через внутреннее сопротивление, через возражения, что инструкции - это бюрократия. Грамотные инструкции - это ваш спасательный круг.

Не все сотрудники смогут работать на удаленке, у многих не хватит самодисциплины. Если у вас не будет системы управления, то вы в лучшем случае получите ИБД (имитацию бурной деятельности). 

При отсутствии понимания "что делать", обычно никто ничего не делает. Четкие инструкции позволят быстро вводить в курс дела новых сотрудников, экономить ваше время на адаптации "новичков" и увеличит процент прохождения испытательного срока.

Что должно быть в инструкции: 

1. Четко описанный результат работы.

2. Четкий порядок действий (делай раз, делай два, делай три...) для достижения результата.

3. "Куда бежать" при форсмажорах.

Если сотрудник задает очень много вопросов, имея на руках подробное руководство к действию, то здесь два варианта:

1. Плохо составлена инструкция. 

2. Сотрудник вам не подходит.

Во втором случае, не попадитесь в ловушку. Проще всего сказать, что вокруг одни неадекваты и нормальных людей не найти. Но чаще всего, люди нормальные, только им плохо объяснили, что нужно делать и каким образом.

Как проверить хорошая инструкция или плохая? Лайфхак: возьмите адекватного с вашей точки зрения человека, который никогда не занимался той деятельностью, на которую у вас написана инструкция, и попросите сделать по ней все действия. Если результат вас устроит, то документ годится для работы. Если результат не устраивает и слишком много вопросов и уточнений, то инструкция никуда не годится. Инвестировав один раз время в документ, вы сократите временные затраты на объяснения и разочарования в людях.  

Конечно же, инструкции со временем устаревают, их необходимо пересматривать и вносить изменения, но это уже отдельная история.

Продолжение следует...

Татьяна Гладун, руководитель образовательно-консультационного центра "Инфопрактика".